Bài 9: Trình bày bảng tính | Tin Học 7 | Chủ đề 4: Ứng dụng tin học - Lớp 7 - Kết Nối Tri Thức Với Cuộc Sống

Quan sát một phần bảng tính của dự án Trường học xanh trong Hình 9.1, em có nhận xét gì? Có cần chỉnh sửa, định dạng hay trình bày dữ liệu cho đẹp hơn không?

Hình 9.1. Một bảng dữ liệu của dự án Trường học xanh

1. ĐỊNH DẠNG VỚI CUỘC SỐNG DỮ LIỆU SỐ

a) Định dạng dữ liệu số

Dữ liệu số trong bảng tính được hiểu là các số nguyên hoặc số thập phân (là số có phần số nguyên và phần thập phân). Tất cả các phần mềm bảng tính đều cho phép thiết lập cách định dạng thể hiện các số này. Ví dụ chỉ cho phép hiện bao nhiêu chữ số thập phân, hoặc quy định dùng dấu "," phân tách hàng nghìn, hàng triệu,... Đề thực hiện định dạng các số tại một ô hoặc vùng dữ liệu, em cần chọn vùng dữ liệu và chọn Home, nháy chuột vào mũi tên bên cạnh nhóm lệnh Number để mở cửa số Format Cells. Sau đó em nhập các tham số định dạng kiểu dữ liệu số thực trong cửa sổ Format Cells như Hình 9.2.

Hình 9.2. Cửa só Format Cells

b) Định dạng dữ liệu kiều phần trăm

Khi nói đến tỉ lệ phần trăm chúng ta hiều là tỉ lệ giữa hai giá trị, ví dụ a/b. Muốn mô tả tỉ lệ này thành các số phần trăm, chúng ta sẽ tinh (a/b) x 100(%). Phần mềm bảng tính có lệnh đề hiển thị các giá trị (là tỉ lệ giữa hai số a, b nào đó) đề giá trị này thể hiện trên bảng tinh là số phần trăm. Thao tác định dạng dữ liệu kiểu phần trăm như sau: đánh dầu vúng dữ liệu, trong cửa sổ Format Cells, chọn Number, chọn kiểu Percentage, nháy chuột chon OK

c) Định dạng dữ liệu ngày tháng

Chúng ta đã biết các phần mềm bảng tỉnh cho phép nhập dữ liệu ngày tháng theo khuôn dạng: mm/dd/yyyy, tức là nhập tháng, sau đó nhập ngày, sau đó là năm, các số cách nhau bởi dấu "" hoặc "". Mặc định dữ liệu ngày tháng cũng thể hiện trên màn hình dưới dạng "mm/dd/yyyy" Muốn thay đổi lại cách thể hiện ngày tháng, em thực hiện như sau: đánh dấu vùng dữ liệu, trong cửa sổ Format Cells em thực hiện các bước như Hình 9.5. Lưu ý: Việc chình sửa chỉ thay đổi cách hiển thị, còn việc nhập dữ liệu vẫn cần tuân theo thứ tự mặc định của phần mềm.

Hình 9.5. Cách thiết lập hiển thị ngày tháng của Việt Nam

Lưu ý: Dữ liệu ngày tháng có thể thực hiện các phép cộng với số nguyên (mỗi số nguyên được tỉnh là một ngày) và phép trừ hai dữ liệu ngày tháng (trong Hình 9.6 các ô dữ liệu ngày tháng đều là kiểu hiển thị ngày của Việt Nam)

Hình 9.6. Dữ liệu ngày tháng với các phép toán cộng, trừ

Có thể định dạng dữ liệu số theo các kiểu khác nhau như xác định số chữ số thập phân, phân tách hàng nghìn, hàng triệu.... Có thể định dạng số theo kiểu phần trăm và định dạng dữ liệu ngày tháng của Việt Nam (dd/mm/yyyy).

2. TRÌNH BÀY BẢNG TÍNH

a) Các lệnh chèn, xoá, ẩn, hiện hàng và cột

- Xoá hàng, cột. Nháy chuột vào tên của cột hoặc hàng để chọn cột hoặc hàng muốn xoá. Nháy nút phải chuột vào chỗ chọn, chọn Delete. Có thể chọn nhiều hàng (cột) để xoá đồng thời.

- Chèn thêm một hàng, cột mới: Chọn hàng (dưới hàng muốn chèn) hoặc cột (bên phải cột muốn chèn). Nháy nút phải chuột vào chỗ chọn, chọn lệnh Insert.

Hàng mới sẽ được chèn vào bên trên hàng em chọn, cột mới sẽ được chèn vào bên trái cột em chọn.

- Làm ản, hiện hàng hoặc cột. Trong khi làm việc, một số hàng hoặc cột của bảng tỉnh có thể ản đi với mục đích làm gọn bàng tình, dễ quan sát. Khi cần em có thể hiển thị lại các hàng, cột đã ẩn bất cứ lúc nào. Muốn ẩn hàng hoặc cột, em chọn hàng hoặc cột, nhảy nút phải chuột vào chỗ chọn và chọn Hide. Hình 9.7 mô tả một số cột và hàng bị làm ẩn đi.

Hình 9.7. Ấn hàng và cột

Muốn hiển thị lại, em chọn các hàng, cột xung quanh vị trí hàng, cột bị ẩn đi, nhảy nút phải chuột và chọn Unhide.

b) Lệnh gộp các ô của một vùng dữ liệu

Đánh dấu vùng dữ liệu (các ô muốn gộp), chọn Home/Alignment/Merge & Center.

Lưu ý: Sau khi gộp, ô kết quả sẽ có địa chỉ là ô đầu tiên bên trái của vùng đã gộp và lưu kết quả của ô này. Dữ liệu trong các ô khác sẽ bị xoá khi gộp.

3. TÍNH CHẤT CỦA CÁC HÀM TRÊN BẢNG TÍNH

Hình 9.12. Dữ liệu và tiến độ thực tế

Các hàm tính toán của bàng tinh điện tử như SUM, AVERAGE, COUNT, MIN, MAX sẽ chỉ tính toán trên các ô chứa dữ liệu số và bỏ qua các ô chứa dữ liệu dạng văn bản hoặc ô trống. Tinh chất đặc biệt này giúp cho bảng dữ liệu theo dõi quá trình thực hiện dự án như Hình 9.12 sẽ luôn cho kết quả đúng.

4. THỰC HÀNH: HOÀN THIỆN DỮ LIỆU DỰ ÁN TRƯỜNG HỌC XANH

Nhiệm vụ

- Tạo trang tính mới trong bảng tính của dự án đề nhập dữ liệu dự kiến phân bồ cây.

- Nhập và sao chép dữ liệu vào trang tính.

- Thiết lập công thức tỉnh chi phi trồng mỗi loại cây và chi phí của toàn bộ dự án.

- Thực hiện các thao tác định dạng dữ liệu cho trang tính.

Hướng dẫn

a) Tạo trang tính mới

- Mở tệp bằng tỉnh THXanh.xlsx.

- Tạo thêm một trang tĩnh mới đặt tên 5. Tổng kết.

b) Nhập và sao chép dữ liệu vào trang tính

- Mở trang tính 4. Dự kiến kết quà. Sao chép toàn bộ dữ liệu của trang tính 4. Dự kiến kết quả sang trang tính 5. Tổng kết.

- Trong trang tính 5, sửa lại tên bằng tại ô A2 là: Bảng 5. Dự kiến phân bố cây dự ân Trường học xanh.

c) Tính chi phí trồng mỗi loại cây và của toàn bộ dự án

- Nháy chuột chọn cột D (cột của lớp 7A), nhảy nút phải chuột và chọn Insert đề chèn thêm cột.

- Đặt tiêu đề cho cột mới tạo là Đơn giá.

- Mở trang tính 3. Tìm hiểu giống cây. Sao chép toàn bộ đơn giá của các loại cây từ dữ liệu trong trang tính này vào cột Đơn giá ở trang tính 5. Tổng kết. (Chú ý: cần sao chép chính xác vào các ô tương ứng vì trang tính 5. Tổng kết đã có thêm các hàng trống giữa các loại cây.)

- Tạo thêm cột Chi phí bên phải cột Trung bình (cột N). Nhập công thức tỉnh Chi phí = Đơn giá × Tổng số cây cho các ô trong cột Chi phí, Đề tính tổng chi phi mỗi loại cây và toàn bộ dự án tại các ô N9, N17, N24, N25 em có thể nhập công thức trực tiếp hoặc sao chép công thức từ các ô E9, E17, E24, E25 sang các 6 N9, N17, N24, N25 tương ứng.

d) Định dạng dữ liệu cho trang tính

- Định dạng trang tính, có thể theo mẫu trong Hình 9.13.

- Lưu lại kết quả.

Hình 9.13. trang tính 5. Tổng kết

LUYỆN TẬP

1. Có thể sao chép công thức từ trang tỉnh này sang trang tỉnh khác được không?

2. Phần mềm bảng tính điện tử có thể gộp các ô trong một vùng không là hình chữ nhật không?

VẬN DỤNG

1. Em hãy quan sát Bảng 5. Dự kiến phân bổ cây dự án Trường học xanh ở Hình 9.13 và hãy trả lời các câu hỏi sau:

a) Tổng số cây của toàn bộ khối 7 sẽ trồng là bao nhiêu?

b) Trung bình mỗi lớp sẽ trồng bao nhiêu cây?

2. Giả sử trước khi thực hiện dự án nhà trường giao chỉ tiêu trồng mỗi loại cây hoa là 50, dựa trên dữ liệu trong Bảng 5. Dự kiến phân bồ cây dự án Trường học xanh, em hãy tính tỉ lệ phần trăm của từng loại cây hoa được phân bồ so với chỉ tiêu đã giao.