Bài 5. Giới thiệu thư điện tử | Tin Học 6 | Chủ đề C. Tổ chức lưu trữ, tìm kiếm và trao đổi thông tin - Lớp 6 - Cánh Diều

Học xong bài này, em sẽ:

• Nêu được những ưu, nhược điểm cơ bản của thư điện tử so với các phương tiện liên lạc khác.

• Biết các chức năng chính của dịch vụ thư điện tử cung cấp.

• Biết cách đặt tên đăng nhập trong địa chỉ email khi đăng kí tài khoản thư điện tử.

1. Thư điện tử

Thư điện tử (email) là một trong những cách trao đổi thông tin được sử dụng phổ biến nhờ có Internet. Email có thể được trao đổi giữa các cá nhân, các tổ chức miễn là có kết nối mạng. Nội dung email là văn bản, có thể đính kèm các tệp tài liệu khác: tệp hình ảnh, âm thanh, video,... Để gửi thư điện tử cần có dịch vụ thư điện tử, cũng như gửi thư truyền thống cần nhờ đến bưu điện.

Thư điện tử: phương tiện gửi và nhận thông điệp qua mạng máy tính. Thông điệp thư là văn bản số hóa và có thể đính kèm tệp.

Hiện nay có nhiều website cung cấp các dịch vụ email cho phép người dùng sử dụng miễn phí như mail.google.com (Gmail), mail.yahoo.com (Yahoo Mail), outlook.com (Outlook), icloud.com (iCloud Mail),... cấu trúc email và cách sử dụng email trên các website này là tương tự nhau.

Mỗi người sử dụng email cần có tài khoản email riêng. Tài khoản email gồm địa chỉ và mật khẩu đăng nhập.

Địa chỉ email có dạng:

<tên đăng nhập>@<địa chỉ dịch vụ email>

Ví dụ một địa chỉ email

Trong đó, <tên đăng nhập> gồm các chữ cái (không có dấu), chữ số và dấu chấm, được viết liền nhau, không chứa dấu cách. Tên đăng nhập còn gọi là tên người dùng.

<địa chỉ dịch vụ email> giống như một địa chỉ website, để truy cập đến trang web của dịch vụ email.

Mật khẩu đăng nhập email là một dãy kí tự gồm chữ cái, chữ số và kí hiệu khác.

Hình 1. Các mục chính trong cấu trúc email

Các mục chính trong cấu trúc mẫu của thư điện tử (Hình 1) bao gồm:

- Địa chỉ email của người gửi và những người nhận (bắt buộc phải có).

- Chủ đề email (không bắt buộc nhưng nên có). Chủ đề email nên viết ngắn gọn nhưng đủ rõ ràng để người nhận biết được email nói về việc gì.

Chủ đề email nên viết ngắn gọn nhưng đủ rõ ràng để người nhận biết được email nói về việc gì.

- Nội dung email (không bắt buộc nhưng nên có) là những gì người gửi viết để chuyển đến cho người nhận.

- Tệp đính kèm (không bắt buộc, tuỳ người gửi thư có muốn gửi tệp hay không). Tệp có thể chứa văn bản, hình ảnh, âm thanh, video.

Hoạt động

2. Lợi ích của thư điện tử

Một số ưu điểm nổi bật của thư điện tử so với thư bưu chính:

- Soạn và gửi thư điện tử rất nhanh, đến người nhận ở bất kì đâu trên khắp thế giới gần như ngay lập tức miễn là có kết nối với Internet.

- Có nhiều dịch vụ email cung cấp miễn phí.

- Soạn và gửi thư điện tử không sử dụng giấy, mực và nhiên liệu vận chuyển, sẽ tiết kiệm được chi phí và giúp bảo vệ môi trường.

- Có thể gửi một thư điện tử cho nhiều người cùng lúc.

- Qua thư điện tử có thể truyền gửi đính kèm một lượng thông tin lớn và đa dạng như văn bản, hình ảnh, âm thanh, video.

3. Mặt trái và lưu ý khi sử dụng thư điện tử

Bên cạnh các lợi ích thì dịch vụ thư điện tử cũng một số nhược điểm người dùng cần lưu ý:

- Thư có thể chứa virus làm cho máy tính và các thiết bị điện tử bị lây nhiễm virus. Không nên mở các liên kết (link) lạ trong thư khi không chắc chắn nó an toàn.

- Có những thư giả mạo, thư lừa đảo. Không nên mở thư khi không biết người gửi.

- Thư có thể là thư rác làm người nhận mất thời gian, công sức để lọc bỏ chúng. Không nên mở thư mà ta đoán là thư rác.

Đối với các em học sinh còn nhỏ tuổi, việc sử dụng thư điện tử cần có sự giám sát của người lớn (phụ huynh, thầy cô giáo). Chỉ nên dùng thư điện tử để phục vụ mục đích học tập, trao đổi với bạn bè và người thân, không giao tiếp qua thư điện tử với người lạ.

4. Sử dụng thư điện tử

a) Tạo tài khoản thư điện tử

Trước hết, cần chọn một dịch vụ thư điện tử miễn phí trên Internet, chẳng hạn như Gmail. Bằng cách truy cập vào website của dịch vụ này (như gmail.com) và làm theo hướng dẫn sẽ tạo được một tài khoản email mới.

Khi tạo tài khoản, cần điền đầy đủ các thông tin về họ tên, tên người dùng và mật khẩu. Tên người dùng sau này chính là phần tên đăng nhập trong đại chỉ email. Mật khẩu là thông tin riêng tư cần được bảo mật, nên đặt mật khẩu sau cho dễ nhớ, nhưng không nên đặt quá đơn giản để người khác dễ đoán được.

Sau khi hoàn thành việc tạo tài khoản thư điện tử em đã có một địa chỉ thư điện tử, ví dụ [email protected].  Địa chỉ này là duy nhất trê toàn thế giới. Em có tài khoản email nghĩa là có một hộp thư điện tử.

b) Đăng nhập, nhận và gửi tin

Khi có tài khoản thư điện tử, em có thể đăng nhập vào hộp thư bằng cách truy cập website của dịch vụ điện tử, ví dụ gmail.com. Tại cửa sổ đăng nhập, gõ tên đăng nhập và mật khẩu.

Sau khi đăng nhập thành công, hộp thư được mở, em sẽ nhìn thấy danh sách các thư điện tử đã nhận và lưu dưới dạng các liên kết. Tại đây em có thể thực hiện các công việc sau:

Hình 2. Cửa sổ soạn thư mới

- Xem danh sách các thư đã nhận và được lưu trong hộp thư đến (những thư chưa được mở sẽ in đậm).

- Mở và đọc nội dung một thư cụ thể.

- Soạn và gửi thư cho một hoặc nhiều người.

- Trả lời thư đã nhận được.

- Chuyển tiếp thư nhận được cho một hoặc nhiều người khác.

- Đăng xuất khỏi hộp thư: Khi không muốn sử dụng hộp thư cần đăng xuất tài khoản.

Chú ý: Em cần nhớ địa chỉ email và mật khẩu để sử dụng được email của mình.

Luyện tập

Hãy sắp xếp lại thứ tự các bước sau để để được quy trình soạn thư trong gmail

1) Soạn nội dung thư.

2) Đăng nhập hộp thư.

3) Đăng xuất hộp thư.

Vận dụng

Nếu em có một tài khoản thư điện tử, em định trao đổi thông tin gì, với ai? Hãy giải thích vì sao em không dùng cách gửi thư qua bưu điện trong những trường hợp đó.

Câu hỏi tự kiểm tra

Em có thể làm những việc nào trong những việc sau:

1) Nêu lợi ích cơ bản của dịch vụ thư điện tử so với các phương thức liên lạc khác.

2) Giải thích vì sao cần cảnh giác khi sử dụng thư điện tử.

3) Nêu một vài địa chỉ dịch vụ thư điện tử phổ biến.

4) Kể các việc có thể làm được khi sử dụng thư điện tử.