(Trang 26)
SAU BÀI HỌC NÀY EM SẼ:
- Chia sẻ được dữ liệu với những thành viên trong nhóm để tăng năng suất làm việc.
- Chuẩn bị được báo cáo.
- Nêu được tính ưu việt của việc sử dụng phần mềm quản lí dự án.
Trong dự án Xây dựng video kỉ yếu lớp 12A1, việc chụp ảnh, quay phim là các nhiệm vụ nhằm thu thập dữ liệu đầu vào để dựng phim. Các bạn muốn lưu trữ, chia sẻ dữ liệu này cũng như các dữ liệu khác của dự án để các thành viên dễ dàng sử dụng khi cần thiết. Mặt khác, mỗi tuần, trưởng nhóm cần báo cáo trước lớp về tình hình thực hiện dự án. Việc chuẩn bị báo cáo cũng đòi hỏi thời gian và công sức thực hiện.
Bài học giúp chúng ta tìm hiểu cách GanttProject hỗ trợ người dùng thực hiện các nhiệm vụ này.
1. TĂNG NĂNG SUẤT LÀM VIỆC VỚI GANTTPROJECT
Các phần mềm hỗ trợ QLDA đều cung cấp những tính năng nhằm hỗ trợ người dùng tăng năng suất làm việc. Trong số đó, có thể kể đến một số tính năng như cho phép chia sẻ dữ liệu hay truy xuất các thông tin về dự án. Đây là những tính năng hữu ích giúp người QLDA có cái nhìn tổng thể về tình hình công việc chung cũng như cập nhật thông tin để làm báo cáo.
a) Chia sẻ dữ liệu
Chia sẻ dữ liệu ngày nay đã trở thành một nhu cầu thiết yếu với mọi dự án từ nhỏ đến lớn. Chia sẻ dữ liệu giúp tăng cường khả năng truy cập thông tin về kế hoạch, tiến độ, tài liệu và dữ liệu chi tiết của dự án. Việc chia sẻ dữ liệu còn hỗ trợ tính tương tác và hợp tác giữa các nhóm làm việc. Ngoài ra, việc quản lí tài nguyên như nguyên vật liệu, thiết bị và nhân lực dễ dàng hơn khi dữ liệu được chia sẻ. Đó cũng chính là lí do hiện nay, các phần mềm QLDA thường được phát triển trên nền tảng web hoặc sử dụng lưu trữ đám mây cùng với sự đảm bảo các quy tắc về bảo mật.
Phiên bản GanttProject sử dụng để thực hành trong chuyên đề này chưa hỗ trợ dịch vụ đám mây miễn phí. Tuy nhiên, người dùng cũng có thể chia sẻ dữ liệu dự án bằng cách sử dụng một dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí, chẳng hạn Google Drive. Khi đó, người QLDA tạo ra các thư mục dùng chung của dự án trên Google Drive (Hình 5.1), phân quyền truy cập, chỉnh sửa phù hợp cho các thành viên dự án. Sau đó, thực hiện kết nối từng nhiệm vụ với thư mục dữ liệu liên quan tại trang General trong hộp thoại Task Properties (Hình 5.2).
(Trang 27)
Đường liên kết tới thư mục Tư liệu Ảnh trên Drive
Hình 5.1. Dữ liệu dự án trên
Hình 5.2. Trang General của hộp thoại Properties for Thu thập tư liệu ảnh
b) Chuẩn bị báo cáo
Việc thực hiện các báo cáo định kì, báo cáo tổng kết là một trong những yêu cầu quan trọng trong hoạt động QLDA. Các báo cáo giúp người QLDA cũng như các thành viên dự án có các thông tin tổng thể về dự án như tiến độ, nhân sự hay kinh phí,... một cách kịp thời. Qua đó, kiểm soát được các rủi ro của dự án, giúp xác định những thay đổi cần thiết để hoàn thành dự án theo đúng kế hoạch ban đầu một cách hiệu quả và tiết kiệm các nguồn lực.
GanttProject cung cấp tính năng tạo báo cáo tự động, giúp người QLDA có thể tạo ra báo cáo dưới các định dạng phổ biến (tệp.html hoặc .pdf, tệp ảnh .png, tệp bảng tính .csv hoặc .xls) một cách nhanh chóng và thuận tiện. Hình 5.3 sau đây là một số hình ảnh từ báo cáo được GanttProject xuất tự động dạng tệp .pdf.
a)
(Trang 28)
b)
Hình 5.3. Báo cáo tạo tự động từ GanttProject
GanttProject cung cấp một số tính năng hỗ trợ tăng năng suất làm việc như chia sẻ dữ liệu và tạo báo cáo tự động.
1. Lấy một ví dụ để cho thấy chia sẻ dữ liệu giúp làm tăng năng suất làm việc của nhóm dự án.
2. Tại sao cần báo cáo dự án định kì?
2. THỰC HÀNH
Yêu cầu chung: Sử dụng các tính năng hỗ trợ tăng năng suất làm việc với GanttProject.
Nhiệm vụ 1: Chia sẻ dữ liệu trong nhóm
Yêu cầu: Tạo các thư mục dữ liệu dùng chung của dự án trên Google Drive và sao chép đường liên kết của từng thư mục với các nhiệm vụ liên quan trong dự án (Bảng 5.1).
Bảng 5.1. Danh sách nhiệm vụ và thư mục dữ liệu
| Tên nhiệm vụ trong dự án | Tên thư mục trên Google Drive cần kết nối |
| Viết kịch bản | Kịch bản |
| Thu thập dữ liệu ảnh | Tư liệu ảnh |
| Thu thập dữ liệu video | Tư liệu video |
| Biên tập | Biên tập |
Hướng dẫn:
Bước 1. Truy cập Google Drive của em. Tạo thư mục Dự án Xây dựng video kỉ yếu lớp 12A1. Trong thư mục dự án, lần lượt tạo các thư mục như trên Bảng 5.1.
Bước 2. Khởi động phần mềm GanttProject.
Bước 3. Mở tệp dự án Video kỉ yếu.gan.
(Trang 29)
Bước 4. Tạo kết nối.
Thực hiện với từng nhiệm vụ trong Bảng 5.1:
- Trong giao diện biểu đồ Gantt, nháy đúp chuột vào tên nhiệm vụ để mở hộp thoại Task Properties.
- Sao chép đường dẫn của thư mục tương ứng trong Google Drive.
- Dán vào ô Web Link trong trang General hộp thoại Task Properties.
- Nháy chuột vào biểu tượng 
để kiểm tra kết nối.
- Chọn OK để lưu và đóng hộp thoại.
Nhiệm vụ 2: Tạo báo cáo tự động
Yêu cầu: Tạo báo cáo dự án tự động dạng .pdf bằng GanttProject. Lưu ý rằng, trước khi tạo báo cáo, tiến độ thực hiện các nhiệm vụ phải được cập nhật như Nhiệm vụ 3 của Bài 4.
Hướng dẫn:
Bước 1. Căn chỉnh các cột của Danh sách nhiệm vụ và Danh sách nguồn lực.
Bước 2. Xuất báo cáo tự động.
- Trên thanh công cụ, chọn Project → Export để mở hộp thoại Export wizard.
- Chọn PDF Report rồi chọn Next.
- Tiếp tục thực hiện các thao tác như trên Hình 5.4.
1. Chọn đường dẫn đến vị trí lưu báo cáo
2. Chọn giai đoạn cần báo cáo (ngày mặc định là ngày bắt đầu và kết thúc dự án)
3. Tích chọn nếu muốn hiển thị phần Ghi chú của nhiệm vụ
4. Chọn cỡ giấy, ki ểu giấy (ngang hoặc dọc)
5. Chọn OK
Hình 5.4. Xuất báo cáo tự động
Bước 3. Kiểm tra kết quả.
- Mở báo cáo vừa tạo.
- Kiểm tra các thông tin.
- Quay lại GanttProject để chỉnh sửa hoặc định dạng lại nếu cần. Sau đó xuất lại báo cáo mới.
Bước 4. Chia sẻ và tiếp nhận góp ý.
Báo cáo được xuất tự động từ GanttProject này cũng là sản phẩm đánh giá kết quả thực hành của em sau 5 bài học. Vì vậy, hãy:
(Trang 30)
- Chia sẻ báo cáo với bạn của em.
- Thảo luận, tiếp nhận các ý kiến góp ý.
- Chỉnh sửa trên phần mềm (nếu cần) và hoàn thiện báo cáo.
Nhiệm vụ 3: Tổng kết tính ưu việt của việc sử dụng phần mềm QLDA
Yêu cầu: Thảo luận nhóm, đưa ra các đánh giá về tính ưu việt của việc sử dụng phần mềm QLDA dưới dạng một báo cáo hoàn thiện (có thể sử dụng sơ đồ tư duy hoặc lập bảng).
Hướng dẫn:
Bước 1. Thảo luận nhóm, tổng hợp các tính năng hỗ trợ QLDA của GanttProject theo nhiệm vụ, nguồn lực và báo cáo.
Bước 2. Với mỗi tính năng, chỉ ra tác dụng và ưu điểm của tính năng đó.
Gợi ý:
- Phần mềm QLDA hỗ trợ lập kế hoạch dự án như thế nào? Chẳng hạn: có giúp xác định các nhiệm vụ, thiết lập tiến độ, phân bổ nguồn lực dễ dàng và tiện lợi không?
- Phần mềm QLDA có cho phép người QLDA theo dõi tiến độ thực hiện dự án một cách liên tục không? Ví dụ: Có hỗ trợ cập nhật thông tin thực hiện thường xuyên không? Có giúp người QLDA biết được liệu dự án đang diễn ra theo kế hoạch hay không?
- Phần mềm QLDA giúp quản lí nguồn lực về con người, tài chính không? Có thể xác định được ai có nhiệm vụ gì, số công thực hiện và tiền công như thế nào không?
- Phần mềm QLDA có cho phép làm việc theo nhóm, chia sẻ thông tin một cách dễ dàng không?
- Phần mềm QLDA có hỗ trợ tạo báo cáo tự động và biểu đồ để trực quan hoá thông tin dự án, giúp người QLDA nắm rõ tình hình dự án và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu không?
Tất cả những tính năng trên giúp tăng năng suất làm việc, giảm lãng phí và đảm bảo rằng dự án hoàn thành đúng tiến độ và ngân sách.
Tóm lại, phần mềm QLDA cung cấp một nền tảng mạnh mẽ để quản lí, điều hành và kiểm soát các dự án một cách hiệu quả, đồng thời cải thiện khả năng cộng tác và trực quan hoá thông tin, giúp tổ chức và cá nhân đạt được mục tiêu dự án.
Bước 3. Thuyết trình trước lớp. Các nhóm góp ý, chia sẻ thông tin, bổ sung cho nhau, hoàn thiện báo cáo tổng kết.
LUYỆN TẬP
Kết quả đầu ra của nhiệm vụ Dựng phim là dữ liệu đầu vào của nhiệm vụ Biên tập. Hãy chia sẻ dữ liệu trong thư mục Biên tập trên Google Drive với nhiệm vụ Dựng phim.
VẬN DỤNG
Thực hiện các việc sau đối với dự án Thiết kế website của lớp:
1. Tạo thư mục Dự án thiết kế website trên Google Drive và tạo liên kết tới thư mục này cho dự án tại ô Web Link trong hộp thoại Project Properties.
2. Cập nhật tiến độ thực tế của dự án vào phần mềm rồi tạo báo cáo tự động dạng .pdf.
3. Chia sẻ, tiếp nhận góp ý, chỉnh sửa trên phần mềm và hoàn thiện báo cáo.
Bình Luận
Để Lại Bình Luận Của Bạn